Doküman Yönetim Sistemi

Bir kurumun en değerli hazinesi "evrak"tır. Kuruma ait tüm bilgiler, kuruluş sözleşmesinden kurul kararlarına, faturalardan tahsilat makbuzlarına, hizmetlerine ilişkin belgelerden, personel kayıtlarına kadar bütün belge ve bilgiler kurumun hafızasını oluşturur. Bu hafızanın silinmesi ya da kısmen zarar görmesi kurumun başına gelebilecek en kötü durumlardan biridir.

Belediyenin Yönetim Bilgi Sistemi, Kent Bilgi Sistemi ya da diğer bir yönetimsel araçla kayıt altına aldığı belgelerin bulunduğu arşivin hacmi, yapısı ve bu belgelerin saklanış biçimi, belediyenin elinde tuttuğu bilgi hazinesine ne kadar önem verdiğinin göstergesidir.

Özellikle belediyelerde sayısı milyonlara varan evrak, kurumun en değerli hazinesi olduğu gibi, saklanması veya arasından bir bilgi veya belgenin aranması da en zor işlerden biridir.

Beyaz, Belediyelerin değerli bilgilerinin yönetildiği sistemlerde belgelerin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilmesi için gereken entegre bir çözüm sunuyor: Doküman Yönetim Sistemi.

Beyaz'ın, güçlü bir proje ortağıyla birlikte sunduğu Doküman Yönetim Sistemi, belgelerin aranıp bulunmasını sorun olmaktan çıkarır, belgeye çok çabuk erişir, onu değerli bir bilgi hazinesine dönüştürerek tekrar kullanıma sunar ve bu sayede iş-evrak döngüsünü sağlam temellere oturtur. Sunduğu sayısal arşiv olanakları ile mevcut yönetim bilgi sistemini çok daha yüksek bir verimlilikte kullanmanızı sağlar.

Doküman Yönetim Sisteminin (DYS) Özellikleri

• DYS, uluslararası standartlarda geliştirilmiş, tüm kullanıcıların kolayca uyum sağlayabileceği, basit, esnek görünümlü, belediyeler ve devlet kurumları gibi büyük organizasyonların iş ve evrak akış yükünü kaldırabilecek sağlam bir yapıda tasarlanmıştır.

• Web-tabanlı yönetim sistemlerine uygun yazılım mimarisi ve uygulama yapısına sahiptir.

• Kamu doküman yönetimi mevzuatına tam anlamıyla uyan tek üründür.

• Önceden tanımlanmış ve arttırma sınırı olmayan iş akışlarıyla kuruma en uygun süreç yönetimini oluşturur.

• Tüm mali, idari ve teknik birimlerin yönetim sistemleriyle ve coğrafi bilgi sistemleriyle entegrasyon olanaklarına sahiptir.

• Elektronik imza altyapısına sahip, dijital imza sertifikasyonu ve dağıtık (distributed) çalışabilen benzersiz mimari yapısıyla, kağıtsız kurum kimliğine kavuşabilmede en uygun yoldur.

• Internet üzerinden evrak paylaşımına ve sayısal arşive erişime isteğe bağlı olarak ve yetki çerçevesinde olanak tanır. Evrak getir-götür dertlerini ortadan kaldırır.

• Coğrafi bilgi temelli arşivlerde, özellikle imar arşivlerinde sayısal arşiv oluşturmaya en elverişli sistemdir.

• Kuruma gelen evrak sayısal arşive alındıktan sonra istenen herhangi bir iş akış noktasında ihtiyaç duyulduğunda hemen görüntülenebilir. Revizyonları saklanabilir.

• Binlerce harita, milyonlarca belge sadece birkaç diske sığacak formatlara indirgenebilir.

• Önemli dokümanların, değerli kağıt ve belgelerin, tarihsel değere sahip saklanması gerekli kağıt evrakın sürekli olarak yer değiştirmesi ve aşınması, yıpranması önlenir. Orijinal evrak üzerinde yapılamayan görsel iyileştirmeler sayısal kaydında kolaylıkla yapılarak, bilgi teminat altına alınır.

• Kurumsal hafıza güçlenir. Bilgi ve belge açısından işler ve hizmetlerle ilgili açık nokta kalmaz.